Arbeiten in zwei Abteilungen

Trotz meiner Tätigkeit im Personal sollte ich ab Februar 2019 ebenfalls die Azubi-Aufgaben im Einkauf übernehmen. Vielleicht fragt ihr euch jetzt – so wie ich mich anfangs auch – „Wie soll das funktionieren?“. Um diese Frage zu klären, möchte ich euch gerne meinen Arbeitsalltag während dieser Zeit veranschaulichen. 🙂

Im Einkauf hatte ich einen festen Tagesablauf mit Aufgaben, die jeden Tag anfielen. Dazu gehörte unter anderem, die eingetroffenen Auftragsbestätigungen (AB) im System einzugeben und mit den dazugehörigen Bestellungen abzulegen. Zunächst wurden also die – auf der AB ausgewiesenen – Mengen- und Preisangaben der bestellten Artikel überprüft und eventuelle Abweichungen im Programm angepasst. Stimmten die ABs mit den Bestellungen überein, konnten diese zusammen abgelegt werden. Die dafür vorgesehenen Ablageordner mussten regelmäßig aussortiert werden, da sich diese ziemlich schnell füllten und einige der Bestellvorgänge schon längst abgeschlossen und somit auch nicht mehr aktuell waren. Wenn es also soweit war, musste jede Bestellung im System geöffnet werden, um überprüfen zu können, ob bereits die gesamte Bestellmenge bei uns angekommen ist. Wenn das der Fall war, konnte sie aus dem Ordner entnommen und dann in einem Ordner für die abgeschlossenen Bestellungen wieder abgelegt werden.

Eine weitere Aufgabe des Azubis im Einkauf ist es, alle Angebote, die im PDF-Format an uns geschickt wurden, in dem Ordner des jeweiligen Lieferanten abzuspeichern. Dadurch hat man schneller Zugriff auf die Angebote und muss nicht erst in einem überfüllten E-Mail-Postfach danach suchen. Ab und zu habe ich zudem Wareneingänge gebucht, Infosätze für neue Artikel erstellt oder Bestellungen angelegt und ausgelöst.

Nach der Mittagspause bin ich dann in die Personalabteilung gewechselt. Auch dort hatte ich meine eigenen Aufgaben, die erledigt werden mussten. Dazu gehörten die Ablage der Krankenscheine, die Zeitverarbeitung, bei der die Zeitkonten der Mitarbeiter gepflegt werden, sowie die Ermittlung der Krankenstände zu Anfang jedes Monats.

Außerdem mussten die Personalakten auf dem neusten Stand gehalten werden. Dafür mussten alle Dokumente, die normalerweise in typischen Akten abgelegt wurden, eingescannt und dann über ein Computerprogramm in die jeweilige, digitale Personalakte verschoben werden. Diese Aufgabe nahm – abhängig von der Anzahl der Dokumente – oft etwas mehr Zeit in Anspruch. Hinzu kam, dass der Scanner seine kleinen Macken hatte, die es einem schwer machten, die Zeit effektiv zu nutzen und einem oft den letzten Nerv raubten. 😀

Von Zeit zu Zeit fielen im Personal jedoch auch einige besondere Aufgaben an, die die eigene Organisationsfähigkeit auf die Probe stellten und selbstständiges Arbeiten förderten.

Wie ihr seht, gab es in beiden Abteilungen immer genug zu tun. Dadurch musste ich mir die Zeit gut einteilen und abwägen, welche Aufgaben zeitaufwendiger sind als andere, um beiden Abteilungen gerecht werden zu können. Je nach dem, wo also mehr anfiel, bin ich entweder länger in der jeweiligen Abteilung geblieben oder habe den kompletten Tag für die Aufgaben dort eingeplant. Trotz einiger stressiger Tage hat mir dieser abwechslungsreiche Arbeitsalltag letztendlich sehr gut gefallen. 🙂